ASSISTANTE de
DIRECTION (DIRECTION GÉNÉRALE) secrétariat commercial / 3 ans
Préparer et suivre le dossier
"Salon du Meuble"
Gérer les relations téléphoniques
avec les clients et orienter les demandes vers les personnes compétentes
Frapper le courrier, télex, télécopies
et diffuser les documents
Répondre aux demandes de
documentation (tarifs, catalogues, publicités)
Gérer l'envoi d'échantillons (Ektachromes, Gadgets) aux clients,
VRP
Organiser les routages
Rédiger les devis sur demande
des commerciaux en appliquant les tarifs et conditions définies par la
Direction Générale
Constituer, mettre à jour et
classer les dossiers clients et divers
Gérer le planning de la Direction
Générale
Effectuer les réservations nécessaires
aux déplacements de la Direction générale et des Commerciaux (hôtels,
taxis, véhicules, fleurs, coursiers)
Classer tous les documents
attenant au service
Recevoir, filtrer, répondre aux
appels importants ou les transmettre
Ouvrir et diffuser le courrier.
Traiter les courriers ou documents à caractère confidentiel
Rédiger,
signer et envoyer les
courriers (hors conditions de vente)
Saisir, mettre en forme les notes
internes, tableaux et les diffuser
Maîtriser l'outil informatique (Tableurs,
Traitement de Texte)
Calculer et saisir les Avoirs (FDG,
PP, AC)
Suivre le dossier guelte sur lotus
Créer les vignettes des nouveaux
produits
Enregistrer sur LOTUS les prévisions
de vente (correction d'erreurs dans les formules de calcul)
Assurer les liaisons entre les différents
services de l'entreprise
Transmettre les informations
Contrôler le travail des VRP (nombre de commandes par semaine, visites
clients…etc) et des
Gestionnaires commerciales
Gérer et tenir l'agenda de
rendez-vous du Directeur Général et organiser ses déplacements (réservations)
Classer et mettre à jour les
dossiers et documents
Accueillir les visiteurs
Gérer les fournitures et
documents imprimés
Prendre en charge les missions
particulières sur demande du Directeur Général
Standard
Gérer le stockage de l'archivage
(préparation, départ et rapatriement)
Gérer le planning des congés,
absences et permanences
Former en interne le nouveau
personnel (sur un poste de
travail)
Communiquer avec les commerciaux,
responsables centrales, entreprises, usines, fournisseurs,
transporteurs, banques, particuliers et clients
Tous dossiers particuliers ou
difficiles à régler m’étaient confiés
Améliorer
la communication en créant :
.
une fiche "suivi téléphonique" pour les dossiers
difficiles ou particuliers,
.
un formulaire de télécopie, création
d'un book pour les gestionnaires commerciales,
. une fiche "litige" pour le suivi entre
le Service commercial et la comptabilité,
.une réunion (1fois/semaine)
avec les gestionnaires et le comptable pour faire le point sur les
litiges
Suivi des commerciaux
Classer les rapports de visite
Éditer les programmes (listings)
de relance des clients (Encours dépassés, commandes non livrées, SAV non
retournés…)
Contrôler les notes de frais et
les enregistrer sur LOTUS
Gérer les tableaux de bord des
Commerciaux
Partie commerciale
Éditer les statistiques
Commerciales, journalières à la demande pour les Commerciaux, les
Gestionnaires Commerciales ou le Service
Assurer la circulation de
l'information (nouveaux produits, tarifs, promotions, réunions…)
Responsable des commandes et du
stock d'imprimés et des fournitures de bureaux
Assurer et calculer la mise à jour
annuelles des tarifs et saisir les tarifs "contretypes" et les
listes de stock
Suivre les retours des S.A.V. et
relancer si nécessaire
Traiter les litiges difficiles
(prix, livraisons, remises, marchandises non livrées ...etc.)
Enregistrer et suivre les
commandes Relations et Spéciales (foires, expositions, grosses quantités,
nouveaux produits, implantations)
Calculer et saisir les facturations
diverses, les contrôler et envoyer
Relancer et suivre les commandes en
retard de fabrication
GESTION COMMERCIALE / 8 ans
Traiter administrativement les
commandes, depuis la réception jusqu'à la livraison chez le client
Répondre aux demandes téléphoniques
des clients ( renseignements techniques, délais, litiges…)
Assurer la prise de commandes et le
suivi
Réceptionner, codifier les
commandes, avant saisie (code produits, délais de livraison, remises
promo, produit en stock ou à fabriquer, commentaires) et les diffuser
Suivre les commandes spéciales
(implantations, grosses quantités, délais impératifs…) en relation
avec l'usine de fabrication
Envoyer les confirmations de
commandes aux clients et aux commerciaux
Classer les bons de livraisons,
commandes, confirmations
de commande
Contrôler la facturation, puis la
transmettre au Service Comptabilité pour envoi aux clients,
groupements et centrales
Traiter les litiges (comptables,
livraisons, problèmes techniques)
Calculer et saisir les facturations
diverses (Avoirs)
Saisir les factures pro forma
(exportation), les rapprocher des documents douaniers avec le dossier
Envoyer des courriers types, télécopies,
télex aux clients (confirmations de promo individuelle)
Relâcher informatiquement les commandes
aux usines pour fabrication
Éditer quotidiennement des listes, listings
(commandes en retard : s'informer des nouveaux délais à l'usine et prévenir
le client, produits en stock…)
Gérer les reliquats de commande
Ouvrir et créer les comptes
clients et diffuser l'information à la comptabilité pour enquête de solvabilité
Responsable de la mise à jour du
fichier client (nouvelles adresses : livraison et facturation,
conditions de vente : mode de règlement, remises, noms des contacts,
particularités demandées par le client…)
Demander les enquêtes de solvabilité
au comptable
Pour les grosses commandes : vérifier
l'encours auprès du service comptabilité
Classer les documents du service
Standard libre
Archiver les documents en fin d'année
Contacter par téléphone les
clients, VRP, usines, transporteurs
S.A.V.
Appliquer et veiller à la procédure
du S.A.V. (enregistrement d'une commande échange ou réparation) et établir
le bon d'enlèvement pour récupérer le produit défectueux et suivre
le retour à l'usine puis l'annuler sur le listing des consignations)
Suivre les réclamations,
analyser les causes et informer la Direction Générale d'un problème S.A.V. qui
revient souvent sur un produit.
Le
listing des consignations qui n'avait pas été mis à jour depuis 3
années par manque de connaissance m'a été
confié par le
Directeur Général afin de vérifier auprès de tous les clients, des
commerciaux et des transporteurs si la marchandise était bien rentrée
à l'usine. Ce listing qui comptait des centaines de page à l'origine a
été réduit à 12 pages, une fois mon travail effectué, entre mes
tâches quotidiennes, sur une année
Expédition
Suivre les livraisons (d'après le
bordereau de tournée). En cas de problème, prendre contact avec le
transporteur ou l'usine et résoudre le litige. Décider si
un envoi par la SERNAM est nécessaire. Prévenir le client
GESTION
ET APPROVISIONNEMENT DES STOCKS
(Service
ACHAT) / 3 ans
Responsable de l’achat
des accessoires et Pièces détachées pour l'outillage BOSCH
Suite à la reprise de ce poste qui
m'a été proposé par la Direction Générale : découverte d'un problème de
délai de livraison,
concernant d'anciennes commandes attendues depuis des mois par les
clients. Vérifier toutes ces commandes auprès des fournisseurs et
re-commander
Délivrer les certificats de
conformité aux clients
Responsable des commandes
accessoires (sur planning) – A calculer en fonction des ventes, de la
consommation et des promotions – et pièces détachées (par
informatique)
Définir la quantité de sécurité
minimum afin de ne pas être en rupture de stock, en considérant les délais
de livraison des fournisseurs
Créer les nouveaux codes
articles
Passer les commandes chez les
fournisseurs en Suisse, RFA et USA
(correspondants Français)
Responsable de la réception et du
contrôle des livraisons, après mise en rayon des magasiniers
Rentrer
les produits en stock (sur facture) après vérification des magasiniers
Établir les factures pro forma
(exportation)
Enregistrer les factures
fournisseurs
Responsable du « bon à payer »
sur les factures fournisseurs
Effectuer les relances, en cas de
retard, et informer le service Commercial des nouveaux délais (1 liste
à établir, 1 fois/semaine)
Résoudre les litiges fournisseurs
(quantités, tarifs, retour des produits non conformes…)
COMPTABILITÉ
CLIENT / 1 an
Suivre les comptes clients, les règlements
et relancer par téléphone ou courrier en cas de retard, litige ou
impayé
J'ai
pu récupérer quelques paiements de factures en retard d'un an ou deux,
avec beaucoup de diplomatie
Réceptionner les factures du service
Commercial, les envoyer aux clients, groupements et centrales
Éditer l’état informatique
des comptes clients
Éditer les traites et relevés
(informatique) pour envoyer aux clients
Réceptionner, contrôler, codifier
(N° de compte, Réf.) et enregistrer les traites et chèques. Éditer
et transmettre les remises en banque
Lettrer les comptes clients.
Relever les différences et s’informer auprès du service Commercial
et des clients. Création d' un formulaire « suivi des
litiges » à remplir et faire circuler entre le service commercial et la comptabilité
Éditer les lettres de relances et les
envoyer aux clients
Frapper les relances personnalisées
(moratoire…) et faire le suivi des cas particuliers
Pratiquer la relance téléphonique
Saisir les courriers, tableaux
destinés aux clients, VRP
Enregistrer les impayés, bloquer
les comptes et téléphoner au client
Suivre les encours clients, reports
d’échéance…
Enquêter sur la solvabilité des
clients à problèmes ou nouveaux (sur
minitel)
Réceptionner les litiges, les
transmettre et faire le suivi auprès du service Commercial
Constituer les dossiers contentieux
Contacter par téléphone les
banques, clients, VRP
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