Je suis une autodidacte

En gras et italique, vous pourrez lire mon intervention pour améliorer mon poste de travail, réparer des erreurs et, dans tous les cas, rétablir des situations insatisfaisantes.

ASSISTANTE de DIRECTION (DIRECTION GÉNÉRALE) secrétariat commercial / 3 ans 

Préparer et suivre le dossier "Salon du Meuble"

Gérer les relations téléphoniques avec les clients et orienter les demandes vers les personnes compétentes

Frapper le courrier, télex, télécopies et diffuser les documents

Répondre aux demandes de documentation (tarifs, catalogues, publicités)

Gérer l'envoi d'échantillons (Ektachromes, Gadgets) aux clients, VRP

Organiser les routages

Rédiger les devis sur demande des commerciaux en appliquant les tarifs et conditions définies par la Direction Générale

Constituer, mettre à jour et classer les dossiers clients et divers

Gérer le planning de la Direction Générale

Effectuer les réservations nécessaires aux déplacements de la Direction générale et des Commerciaux (hôtels, taxis, véhicules, fleurs, coursiers)

Classer tous les documents attenant au service

Recevoir, filtrer, répondre aux appels importants ou les transmettre

Ouvrir et diffuser le courrier. Traiter les courriers ou documents à caractère confidentiel

Rédiger, signer et envoyer les courriers (hors conditions de vente)

Saisir, mettre en forme les notes internes, tableaux et les diffuser

Maîtriser l'outil informatique (Tableurs, Traitement de Texte)

Calculer et saisir les Avoirs (FDG, PP, AC)

Suivre le dossier guelte sur lotus

Créer les vignettes des nouveaux produits

Enregistrer sur LOTUS les prévisions de vente (correction d'erreurs dans les formules de calcul)

Assurer les liaisons entre les différents services de l'entreprise

Transmettre les informations 

Contrôler le travail des VRP (nombre de commandes par semaine, visites clients…etc) et des Gestionnaires commerciales

Gérer et tenir l'agenda de rendez-vous du Directeur Général et organiser ses déplacements (réservations)

Classer et mettre à jour les dossiers et documents

Accueillir les visiteurs

Gérer les fournitures et documents imprimés

Prendre en charge les missions particulières sur demande du Directeur Général

Standard

Gérer le stockage de l'archivage (préparation, départ et rapatriement)

Gérer le planning des congés, absences et permanences  

Former en interne le nouveau personnel (sur un poste de travail)

Communiquer avec les commerciaux, responsables centrales, entreprises, usines, fournisseurs, transporteurs, banques, particuliers et clients  

Tous dossiers particuliers ou difficiles à régler m’étaient confiés  

Améliorer la communication en créant :
. une fiche "suivi téléphonique" pour les dossiers difficiles ou particuliers, 
.
un formulaire de télécopie, création d'un book pour les gestionnaires commerciales, 
.
  une fiche "litige" pour le suivi entre le Service commercial et la comptabilité, 
.
une réunion (1fois/semaine) avec les gestionnaires et le comptable pour faire le point sur les litiges

Suivi des commerciaux

Classer les rapports de visite

Éditer les programmes (listings) de relance des clients (Encours dépassés, commandes non livrées, SAV non retournés…)

Contrôler les notes de frais et les enregistrer sur LOTUS

Gérer les tableaux de bord des Commerciaux

        Partie commerciale

Éditer les statistiques Commerciales, journalières à la demande pour les Commerciaux, les Gestionnaires Commerciales ou le Service

Assurer la circulation de l'information (nouveaux produits, tarifs, promotions, réunions…)

Responsable des commandes et du stock d'imprimés et des fournitures de bureaux

Assurer et calculer la mise à jour annuelles des tarifs et saisir les tarifs "contretypes" et les listes de stock

Suivre les retours des S.A.V. et relancer si nécessaire

Traiter les litiges difficiles (prix, livraisons, remises, marchandises non livrées ...etc.)

Enregistrer et suivre les commandes Relations et Spéciales (foires, expositions, grosses quantités, nouveaux produits, implantations)

Calculer et saisir les facturations diverses, les contrôler et envoyer

Relancer et suivre les commandes en retard de fabrication

GESTION COMMERCIALE / 8 ans

Traiter  administrativement les commandes, depuis la réception jusqu'à la livraison chez le client

Répondre aux demandes téléphoniques des clients ( renseignements techniques, délais, litiges…)

Assurer la prise de commandes et le suivi

Réceptionner, codifier les commandes, avant saisie (code produits, délais de livraison, remises promo, produit en stock ou à fabriquer, commentaires) et les diffuser

Suivre les commandes spéciales (implantations, grosses quantités, délais impératifs…) en relation avec l'usine de fabrication

Envoyer les confirmations de commandes aux clients et aux commerciaux

Classer les bons de livraisons, commandes, confirmations de commande

Contrôler la facturation, puis la transmettre au Service Comptabilité pour envoi aux clients, groupements et centrales

Traiter les litiges (comptables, livraisons, problèmes techniques)

Calculer et saisir les facturations diverses (Avoirs)

Saisir les factures pro forma (exportation), les rapprocher des documents douaniers avec le dossier

Envoyer des courriers types, télécopies, télex aux clients (confirmations de promo individuelle)

Relâcher informatiquement les commandes aux usines pour fabrication

Éditer quotidiennement des listes, listings (commandes en retard : s'informer des nouveaux délais à l'usine et prévenir le client, produits en stock…)

Gérer les reliquats de commande

Ouvrir et créer les comptes clients et diffuser l'information à la comptabilité pour enquête de solvabilité

Responsable de la mise à jour du fichier client (nouvelles adresses : livraison et facturation, conditions de vente : mode de règlement, remises, noms des contacts, particularités demandées par le client…)

Demander les enquêtes de solvabilité au comptable

Pour les grosses commandes : vérifier l'encours auprès du service comptabilité

Classer les documents du service

Standard libre

Archiver les documents en fin d'année

Contacter par téléphone les clients, VRP, usines, transporteurs  

S.A.V.

Appliquer et veiller à la procédure du S.A.V. (enregistrement d'une commande échange ou réparation) et établir le bon d'enlèvement pour récupérer le produit défectueux et suivre le retour à l'usine puis l'annuler sur le listing des consignations)

Suivre les réclamations, analyser les causes et informer la Direction Générale d'un problème S.A.V. qui revient souvent sur un produit.   

Le listing des consignations qui n'avait pas été mis à jour depuis 3 années par manque de connaissance m'a été confié par le Directeur Général afin de vérifier auprès de tous les clients, des commerciaux et des transporteurs si la marchandise était bien rentrée à l'usine. Ce listing qui comptait des centaines de page à l'origine a été réduit à 12 pages, une fois mon travail effectué, entre mes tâches quotidiennes, sur une année

Expédition

Suivre les livraisons (d'après le bordereau de tournée). En cas de problème, prendre contact avec le transporteur ou l'usine et résoudre le litige. Décider si  un envoi par la SERNAM est nécessaire. Prévenir le client

GESTION ET APPROVISIONNEMENT DES STOCKS

(Service ACHAT) / 3 ans  

Responsable de l’achat des accessoires et Pièces détachées pour l'outillage BOSCH  

Suite à la reprise de ce poste qui m'a été proposé par la Direction Générale : découverte d'un problème de délai de livraison, concernant d'anciennes commandes attendues depuis des mois par les clients. Vérifier toutes ces commandes auprès des fournisseurs et re-commander

Délivrer les certificats de conformité aux clients

Responsable des commandes accessoires (sur planning) – A calculer en fonction des ventes, de la consommation et des promotions – et pièces détachées (par informatique)

Définir la quantité de sécurité minimum afin de ne pas être en rupture de stock, en considérant les délais de livraison des fournisseurs

Créer les nouveaux codes articles

Passer les commandes chez les fournisseurs en Suisse, RFA et USA (correspondants Français)

Responsable de la réception et du contrôle des livraisons, après mise en rayon des magasiniers 

Rentrer les produits en stock (sur facture) après vérification des magasiniers

Établir les factures pro forma (exportation)

Enregistrer les factures fournisseurs

Responsable du « bon à payer » sur les factures fournisseurs

Effectuer les relances, en cas de retard, et informer le service Commercial des nouveaux délais (1 liste à établir, 1 fois/semaine)

Résoudre les litiges fournisseurs (quantités, tarifs, retour des produits non conformes…)  

COMPTABILITÉ CLIENT / 1 an

Suivre les comptes clients, les règlements et relancer par téléphone ou courrier en cas de  retard, litige ou impayé  

J'ai pu récupérer quelques paiements de factures en retard d'un an ou deux, avec beaucoup de diplomatie

Réceptionner les factures du service Commercial, les envoyer aux clients, groupements et centrales

Éditer l’état informatique des comptes clients

Éditer les traites et relevés (informatique) pour envoyer aux clients

Réceptionner, contrôler, codifier (N° de compte, Réf.) et enregistrer les traites et chèques. Éditer et transmettre les remises en banque

Lettrer les comptes clients. Relever les différences et s’informer auprès du service Commercial et des clients. Création d' un formulaire « suivi des litiges »  à remplir et faire circuler entre le service commercial et la comptabilité 

Éditer les lettres de relances et les envoyer aux clients

Frapper les relances personnalisées (moratoire…) et faire le suivi des cas particuliers

Pratiquer la relance téléphonique

Saisir les courriers, tableaux destinés aux clients, VRP

Enregistrer les impayés, bloquer les comptes et téléphoner au client

Suivre les encours clients, reports d’échéance…

Enquêter sur la solvabilité des clients à problèmes ou nouveaux (sur minitel)

Réceptionner les litiges, les transmettre et faire le suivi auprès du service Commercial

Constituer les dossiers contentieux

Contacter par téléphone les banques, clients, VRP